如何将创新与思考融入信息化工作


  “需求反刍”、“跳出外包看外包”、“信息化的总体蓝图”……大连理工大学网络与信息化中心高级工程师郭晓明曾提出一系列生动、鲜活又精准、易于理解的概念,借此,信息化工作的重点、难点与关键点也深深嵌入了我们的脑海,融入了我们的日常思考。那么如何在日常工作中保持思考与创新?如何将信息化工作经验转化为形象的表述进行传播、传承与传递?又如何在挑战降临时顶住压力、突出重围?郭晓明给出了自己的答案。


  主动落位还是被动落后?

  信息化从业者工作比较繁杂,不一而足,具体的工作内容主要取决于三个方面:第一,信息化部门在学校的布局、定位和个人的岗位职责;第二,国家及教育行业信息化发展要求及学校的信息化整体环境;第三,个人在学校信息化工作中的层级与自身关于信息化工作的思考和落位。

  其中的“思考和落位”尤为关键。在部门中,每个人都隶属于不同的级别和岗位,都需要根据自己的定位,思考应主动展开、牵头发起哪些工作,而非被外界推着走,满足于完成别人指定的任务。如果所有人都没有主动思考、主动落位的意识,只是等着别人对自己发号施令,被动应对甩到自己面前的问题,那么工作效率会降低,工作的创新性也会逐渐缺失,在一次次手忙脚乱的应付中,学校的信息化工作也会慢慢落后于其他高校。

  因缺乏必要的评价和对比,信息化工作常常被误认为只是锦上添花,不用信息化手段也不影响学校运转与师生正常生活,而且一次、两次的“没有”可能也不会有特别明显的影响,但当我们放眼未来,会发现信息化工作如逆水行舟,不进则退,一直在扎实积累、前进的人一定会远超始终安于现状的人。

  所以,如果被“没有也行”这种想法禁锢住,错失每一个进步提升的机会,那么在技术日新月异的当下,学校的信息化水平必然会慢慢滞后于时代与具体发展要求,之后即使有新目标、新想法,也会因为技术的积累不足而难以实现。

  因此,高校信息化人员必须避免安于现状、避免固步自封,在做好手头工作的同时,还要想办法谋划未来,与时俱进,思考下一步往哪走、为什么走和如何走。

  信息化部门和人员既是奠基者,也是掌舵者和领航者。虽然我们更多是围绕夯实学校的信息化底座、做好系统的维护、保障网络与信息安全等开展工作,但与此同时,也不应该忘记自己还应当是掌舵者、领航者,有责任推动整体信息化工作的创新与进步,消解信息化过程中的“难”,让各参与方感受到信息化工作的“易”,吸引更多人参与信息化工作,成为信息化主力军。

  脚踏实地,也要仰望星空

  当我们想要主动求新、求变后,就要思考哪个方向的新和哪个维度的变,依旧拿船航行在海面上做比喻,信息化部门作为领航者,就要学会通过望远镜去观察头顶的星空,尤其是通过观察繁星的位置去确定正确的航向,指引船只准确航行。对于高校来说,可供参考的“繁星”复杂多样,主要可总结为以下几点:

  首先,信息化部门可参考国家和上级主管部门发布的信息化相关的法律法规、政策文件、要求意见等内容,比如近期国务院印发的《数字中国建设整体布局规划》,此类政策文件一般会有广泛的外延,每一所学校和每一位从业者可能会有不同的理解,但重要的是理解之后要通过行动去贯彻、落实相关内容。

  其次,可以关注高等教育行业中不同时期的信息化相关工作具体要求以及其他行业信息化工作亮点内容。比如,教育部每年都会发布当年的工作要点,里面的内容更为具体、明确、丰富,外延的空间较小,给信息化部门提供了非常清晰、稳固的抓手。当下,一个普遍的共识是,在数字化转型的进程中,高校和互联网及其他行业的公司还存在较大差距,因此也需要关注、参考其他行业中的优质成果,并适时进行校企合作,引进更前沿的技术,拓展更多样的资源。

  第三,要广泛了解教育信息化发展现状,学习其他高校信息化工作中的优秀经验。对于高校而言,信息化中所遇到的问题可能大致相同,因此,可以通过了解其他高校的过去成果与当下进展,确定自身所处的位置,明晰未来的发力点。其他学校是怎么做的?做到什么程度?是否能借鉴到自己的工作中?只有建立了一个清晰可见的参考系,工作才能更精准有效。

  第四,要清楚学校整体及各业务领域的发展目标和学校信息化建设现状。作为信息化人员,工作中难免要接触到各个岗位、各种身份的人员,师生、校领导、业务部门、建设厂商等,不同人员都或多或少需要借助信息化才能满足自身的诉求与需要,而信息化部门作为核心支撑部门,就要帮助所有人实现各自的目标与需求,因此,只有我们清楚别人需要什么,才能更好地知道自己应该给什么,工作行动与规划才能有坚实的基础。

  第五,在对上述四点有了充足、全面的了解后,我们就可以思考制约学校信息化发展的关键问题,以及可能驱动信息化高质量发展的关键技术和重要支点。明确关键问题与关键技术后,我们就能形成可依托的、合适的解决方案和技术架构体系,同时,也有利于我们引导、提醒业务部门,推动他们同步配合我们的工作。

  此外,在与第三方建设厂商合作开展建设时,也将我们梳理的现状与其分享,让他们了解我们的症结与问题“要害”所在,想我们之所想,急我们之所急,并主动提供相关技术与人员,这样不管是与哪家厂商合作,对方都可以与我们同频共振,彻底清楚我们的问题,从而顺畅开展后续工作。

  当我们自己明晰了关键问题与技术,全方位、多层次地掌握学校现状,就能结合学校的实际情况开展有理有据、由浅入深、由表及里的分析,从而形成一些完整的逻辑充分的材料,这样我们与学校各层级领导沟通时会更有说服力,争取相关方的支持也会更加容易。

  此外,我们在思考总结的过程中,通过尝试不断引入新的概念和思路也可有效推动信息化工作进行创新,比如说,在与各级领导、管理人员、业务部门、师生、建设厂商等信息化参与方的接触过程中,我个人就产生了一些灵感,形成了一些鲜明、有力、形象的名词,在我看来,这些生动、有趣的概念名词一方面可以助力信息化从业者更好地认识自身工作,另一方面也能帮助参与信息化工作的相关方进一步提高对信息化的认识,有机会的话还可以以此来寻求、争取更多的支持保障和资源投入。

  如何破局?

  开展信息化工作的不易埋藏在各个隐秘的角落。对于学校的信息化建设,不管是外包厂商还是各个部门,所有人都想齐心协力做好,但是有时候难免遇到困难,困难不是问题不能被解决,而是有时没找到合适的方案与解决思路,问题就可能被搁置,甚至到最后不了了之。而一旦这样的情况发生,对具体的工作人员来说是一个打击,尽管有解决问题的意愿,但却找不到解决方案,这会让人有很强的挫败感。

  同时,随着信息化工作外延的扩展和深入,加上各方对信息化工作的期待逐渐提升,在信息化人员配备有限、经费支持不足的情况下,信息化工作已经变成了一份苦差事。

  所以从事信息化工作的人员,心里也难免有些苦涩。如果前一种不易是工作挑战较大、目标难以到达的不易,那么现在的不易,就是经费不足,压力增大的不易。

  更重要的是,对信息化人员的奖励与激励也非常有限。在大众认知里,信息化人员很难有“功”,因为信息化工作做得出色是应尽的责任,而履行责任是不需要奖励或激励的,但是出了问题,那绝对是工作的失职。

  上述的不易和问题可能发生在任何一个信息化人员的身上,而人一旦成为“笼中困兽”,锐气和进取心可能就会一点点消散,日常不再是思考如何提高自己,而是过一天日子敲一天钟,被动应付工作。

  因此,信息化人员面对的一个重要命题是:一旦在工作中陷入难为之地,那么该如何打破僵局、冲出困境、重新回到正确的轨道?

  首先必然是坚持,坚持是破局的唯一途径。作为信息化人员,如果遇到困难后不坚持想办法解决,那么就容易从当局者变成旁观者,虽然旁观者依旧按部就班地工作,也投入了大量的时间与精力,但时间可能花在了琐碎的工作上,值得推进的重要事项却被忽略了,这种投入的收益率会大大降低,对于信息化工作的正面影响也十分有限。

  因而这种旁观者心态,既浪费了时间,对于信息化工作也几乎毫无益处。若想不成为旁观者,那么就要在面对困难时,不畏惧,迎难而上,坚持想办法攻坚克难,把时间精力花在刀刃上,不推辞、不逃避,在困局中开辟出一条路。

  其次,是想办法让信息化真正发挥价值,使价值让大家能看得到、感受得到。这就需要在工作中主动思考,思考如何去创新,如何去更好地开展工作,去找方法、找路子,让信息化不仅成为像水电气那般大家离不开的日常基础,更成为让大家交口称赞的、产生显著影响的称手工具。我校提出的“幸福大工”,就是要通过信息化工作让师生有幸福感和获得感,当师生看到了信息化的亮点以及感受到了它真正的“威力”,信息化人会更有成就感,工作中所获得的支持、经费也会更加充足。

  在工作中传承

  数字经济时代的信息化从业者需要:有危机感、有责任心、有进取心、有专业性、有沟通力,成为一个坚持去思考和创新的人。

  为什么我始终强调思考和创新?为何它如此重要?除前文的种种原因之外,还因为只有在思考和创新的基础上,信息化的工作才可持续,承前启后的桥梁才能形成。

  作为信息化人,我们是站在前人的肩膀上前进,因此对于后来者,我们也应当主动去提供这个肩膀。因此,我们不能仅仅满足于完成手头工作,而应去思考如何将自己做的事传递或者传承下去。

  高校是人才培养的基地,而这种培养不仅局限于课堂,也应该显现在高等教育各项工作中,信息化工作也不例外,与信息化工作相关的人,我们都应该去培养。首先对于信息化部门中的工作人员,应该指导或者推动他们去开展一些工作。其次对于外包厂商,应该帮助他们去了解学校信息化工作如何开展,同时督促他们在工作中去履行、实施,按照学校的整体战略和具体要求行动。

  总的来说,我们要通过自身工作,推动各业务部门、厂商、全校师生都参与到信息化工作中来,而他们能否参与就取决于我们的传承、推进或引导。在传承、推进过程中,如果我们没有思考和创新,不知道如何去分享经验与知识,别人就无法接收到相应的信息,也就很难有效、全面地去推动信息化工作,或者驱使全员参与信息化工作。因此,传承是一个关键点,不是完成工作就万事大吉,而是在工作中,通过信息化人的思考,去指导别人,让别人学会怎样更好地做好信息化这件事。

  信息化中的挑战

  未来,信息化工作中存在的挑战或难题大致有三个,包括:数据价值的深入挖掘,依托数据提升信息化工作的外部感知,以及信息化由建设为主、运维为辅转变为建设运营并举的局面。

  第一,利用好高校的数据资源,充分挖掘数据价值。《未来简史》的作者尤瓦尔.赫拉利认为:“拥有大数据积累的外部环境将比我们自己更了解自己”,类比高校信息化工作,虽然经过长时间的建设推进,部门内部积累了很多的数据,但是我们并未很好地利用这些数据来认知自我、剖析自身,数据的价值还有待我们在未来进一步挖掘。

  第二,要依托数据提升对信息化工作的外部感知,即通过数据了解哪些信息化成果实用、有用、常用,哪些又应当继续改进。目前,学校中的很多应用系统都运行了很久,积攒了许多运行数据,但却未去思考这些数据有什么用,它能发挥什么样的价值。

  之前,我们提出了一个根据学校用户行为习惯进行智能应用推荐的功能,确保用户接触到的都是其切实所需的东西,而不是把一些可能无关的应用、流程全部展现给用户,相当于利用数据去帮助用户做第一次筛选,节省他们的时间,提升信息化工作的外部感知力。

  第三,从信息化建设为主、运维为辅转变为建设运行并举。现在信息化持续建设、被动运维仍然是常态,但这并不利于信息化总体的进步与推进。实际上,对于运维人员来说,也要将思考内化到自己工作中,寻找当下学校建设中的短板,并主动推广提升方案。同时,运维人员也应该关注用户数据,根据这些数据,考虑如何进一步扩大功能的有效利用,使其发挥更大的价值,依托数据分析由运维思维转变为运营理念。

  未来哪条道路才是高校信息化的理想之道?思索后,我尝试用一句话做出总结——全面感知,系统思考,夯实技术,强化管理,确保安全,高效服务,联动各方,营造环境,全员参与,共同提升。只有高校掌握了最核心的“道”,才能正确选用合适的“术”,由艺入道,再由道择术,信息化之路也就在此过程中走向光明的未来。